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電報マニュアル

縦書きで手紙を書くときの基礎知識|電報のお礼状に使える!

電報を受け取ったときのお礼状や、香典と一緒に送る「お悔やみの手紙」などでは、相手に縦書きの手紙を送るのが一般的です。
SNSなどで簡略化されたメッセージをやりとりするのが当たり前になっている人は、縦書きで手紙を書く機会があまりないかもしれません。結婚や出産といったお祝い事、近しい人の訃報など、人生の大切な節目では、手紙の書き方に関する知識が必要になることがあります。
そこで今回は、縦書きの手紙の正しいマナーと基礎知識をご紹介します。

手紙の書き方のマナー

構成内容や注意点など、改まった手紙を書くときの基本的なマナーをご紹介します。

縦書きか横書きか

お礼状やお祝い状、目上の人への手紙のように、改まった内容の手紙は、縦書きで書くのが一般的です。「拝啓(はいけい)」「敬具(けいぐ)」といった頭語と結語、時候の挨拶などを用いて、伝統的な手紙の様式にのっとった書き方をします。たとえ親しい相手でも、お礼状やお悔やみの手紙などを書くときには、伝統的な様式を崩さないように気をつけましょう。
親しい相手への気軽な内容の手紙なら、横書きでも失礼にあたりません。

手紙の基本構成に沿って書く

伝統的な様式の手紙の構成は、「前文」「主文」「末文」が基本です。
前文と末文に書く内容はほとんど決まっており、主文で本題について触れます。また、手紙の最後は、日付と差出人の氏名を書く「後付け」を書いて締めくくります。
縦書きでも横書きでも、この構成は基本的に変わりません。

筆記用具に気をつける

改まった内容の手紙を書くときの筆記用具は毛筆か筆ペンが正式なスタイルです。ただ、日頃から毛筆や筆ペンを使い慣れている人は、それほど多くはないでしょう。その点、万年筆のほうが書きやすく、マナー上も問題ありません。
ボールペンでも問題ないとする声もありますが、受け取る人の中には違和感を覚える人もいますので、正式な様式では避けたほうが良いでしょう。消えるタイプのボールペンを使うのはNGです。
インクの色は黒が基本です。目上の人ではなく、親しい仲の人に送る場合はブルーブラックやブルーでも問題ないでしょう。

誤字脱字に気をつける

手紙には誤字脱字がないように気をつけるのもマナーです。書き終わったら必ず読み直して誤字脱字がないか確認しましょう。
また、手紙を書いていて間違えた場合に、修正液や修正テープで直すのはNGです。面倒でも初めから書き直します。不安な人は、鉛筆などで下書きをしてから清書するのがおすすめです。もちろん、下書きを消すのは忘れないでください。

手紙の基本的な構成

前文・主文・末文・後付けでは、それぞれどのようなことを書けば良いのでしょうか。基本的な構成を覚えて、手紙特有の文章の流れをつかみましょう。

前文

前文は基本的に「頭語」「時候の挨拶」「近況を尋ねる挨拶」「近況を知らせる挨拶」「お礼またはお詫びの挨拶」で構成し、決まった順番で書きます。

頭語

手紙の最初に書く挨拶で、末文に書く「結語」とセットになっています。頭語と結語にはいくつも種類があり、一般的な手紙のときは「拝啓」、目上の相手に出す丁寧な内容の手紙のときは「謹啓(きんけい)」、急用の場合は「急啓(きゅうけい)」というように、場面に応じて使い分けるのがルールです。 便箋の一番頭の部分から、空きを作らずに書き始めます。

時候の挨拶

季節感のある言葉を用いた挨拶の文章です。頭語の後に1文字空けるか、改行して書き出します。
時候の挨拶には手紙に情緒を与えたり、親しみやすい文章にしたりする効果があります。季節によって決まった表現があるので、手紙を出す時期を考慮して書きましょう。
ただし、お詫びの手紙のように早く本題を伝えたほうがいい場合には、相手に良くない印象を持たれるおそれがあるので、時候の挨拶を省きます。お見舞いの手紙でも相手を気遣うことが最優先なので、省くのが基本です。

近況を尋ねる挨拶

相手の健康や安否を気遣う文章で、「新緑の候、いかがお過ごしでしょうか……」などのように、多くの場合、時候の挨拶とつなげて書かれます。
手紙の宛先個人ではなく、相手の家族など身内の状況を尋ねる場合は「ご家族の皆様/ご一同様におかれましては、その後お変わりなく……」のように書きます。

近況を知らせる挨拶

相手を気遣った後に自分の近況を伝えます。
お見舞いの手紙やお詫びの手紙では、手紙の性質上、自分の近況については述べず、すぐに本題に入るようにします。

お礼またはお詫びの挨拶

日頃お世話になっている感謝や、相手の厚意に対するお礼などを書きます。久しぶりに連絡を取る相手や、心配や迷惑をかけた人に送る場合は、お詫びの挨拶を書きましょう。

必ずしも上記の要素全てを入れて構成する必要はありません。手紙の内容によっては省いたほうがいいものもありますし、お礼や近況報告が主題の手紙なら、前文で近況を知らせる挨拶やお礼の挨拶は書かずに主文に入るほうが自然です。

主文

前文からスムーズに本題に移れるように、文頭には「さて」「このたびは」「ところで」などの起語を置いて書き始めます。基本的に、1通の手紙で伝える用件は一つに絞りましょう。 また、行の最下部に相手の名前が来たり、行頭に自分の名前が来たりしないように改行するのもポイントです。一つの単語が行をまたぐように改行するのも避けましょう。

末文

結びの挨拶と結語の二つの要素で構成されます。

結びの挨拶

主文で用件を伝えた後に、手紙を締めくくる文章です。 相手の健康や活躍を祈る挨拶をはじめ、「またお会いできることを楽しみにしております」のように今後につなげる挨拶、急ぎの手紙の場合は乱筆乱文のお詫びなど、内容はさまざまです。前文の挨拶のように決まった形式はありませんが、例文などを参考に、相手を思いやる言葉を選べば問題ないでしょう。

結語

「拝啓」なら「敬具」、「謹啓」なら「謹言(きんげん)」や「謹白(きんぱく)」、「急啓」なら「草々」というように、頭語とセットになっている結語を、結びの挨拶の最後の行、または1行後に書きます。行末から1文字分上げて書いてください。

後付け

最後に日付、差出人の氏名、宛名を書きます。
日付は行頭から2文字分下げた位置に年月日を書くのが正式です。お祝いの手紙の場合は「△年△月吉日」という書き方もあります。
差出人の氏名を書く場所は、次の行の行末から1文字分上がった位置です。
最後に、改行した行頭から宛名を書きます。「~様」と敬称を忘れずに付けましょう。

なお、横書きの手紙では、宛名は後付けではなく頭語の前の行に書きます。

便箋が2枚になるときの注意点

手紙を書いていて、1枚では収まらない場合、2枚目が後付けだけにならないように気をつけましょう。後付けまで1枚に収まるように書き直すか、主文や結びの挨拶を書き足すなどして2枚以上にします。
ただし、お悔やみの手紙の場合は便箋を2枚にすると「不幸が重なる」という意味合いになるため、1枚に収めるのがマナーです。

かつては便箋1枚の手紙は失礼とされており、白紙の添え紙を付ける習慣がありました。短い手紙は失礼にあたると考えられていたこと、文面が透けないように気遣っていたことなどが理由です。
しかし、現代では便箋1枚の手紙も特にマナー違反とはされなくなっていますので、封筒の外から中が透けて見えてしまうような状態でなければ、添え紙の必要はありません。

マナーを守ったほうが用件も気持ちも伝わる

「決まった形式を守って手紙を書かなければ」と思うと、手紙を書くのが窮屈に感じられるかもしれません。しかし、自由な文章で本題を過不足なく伝えたり、目上の人に失礼のないように書いたりするのは、逆に難しいものです。
前文・主文・末文・後付けという基本構成にのっとると、普段手紙を書き慣れていない人でも文章を組み立てやすく、相手にも用件がスムーズに伝わります。改まった内容なのに基本を無視して書いてしまうと、相手に失礼なだけでなく、読みづらい手紙になるおそれもあります。
祝電をもらったときのお礼状など改まった内容の手紙や、目上の人に出す手紙は、縦書きのマナーを守って、用件だけでなく気持ちも伝わる手紙を書きましょう。